Étude de cas
Chaque tâche répétitive prend désormais 25 minutes, contre 40 auparavant
Chez OCS, une même tâche revenait toute la journée. Elle demandait environ 40 minutes, imposait de passer d’un outil à l’autre et laissait une grande place aux erreurs.
Approche
J’ai conçu une plateforme qui automatise les étapes répétitives, présente les actions dans le bon ordre et signale clairement ce qui demande une intervention.
Problème métier
Cette tâche répétitive prenait trop de temps et son résultat dépendait fortement de l’expérience de chaque membre de l’équipe.
- Environ 40 minutes nécessaires à chaque passage, plusieurs fois par jour.
- Des étapes manuelles répétées dans plusieurs outils.
- Des oublis et des erreurs plus fréquents pour les membres les moins expérimentés.
- Aucun historique central pour comprendre rapidement un échec.
Réponse
- Création d’une fiche de suivi pour chaque tâche.
- Vérification automatique des informations avant le lancement.
- Création et contrôle des éléments nécessaires auprès de services externes.
- Exécution automatique des étapes longues, avec suivi en direct.
- Reprise guidée en cas d’erreur.
- Historique complet et diagnostic assisté par IA pour identifier la cause d’un échec.
Avant / après
Temps par tâche
AvantEnviron 40 minutes pour terminer une tâche
AprèsEnviron 25 minutes pour la même tâche
Déroulement du travail
AvantL’employé devait retenir l’ordre des étapes et passer d’un outil à l’autre
AprèsLa plateforme présente les étapes dans l’ordre et automatise les plus répétitives
Gestion des erreurs
AvantIl fallait rechercher l’origine d’une erreur dans plusieurs outils
AprèsL’historique réunit les étapes, les erreurs et les reprises au même endroit
Travail livré
Un parcours clair pour l’équipe
- Découpage de la tâche en étapes simples, présentées dans l’ordre.
- Fiche de suivi réunissant les données, l’avancement, les erreurs et les actions possibles.
- Espace d’administration pour gérer l’équipe, les services externes et les indicateurs du système.
Automatisation et diagnostic
- Exécution des étapes longues en arrière-plan, sans bloquer le travail de l’employé.
- État d’avancement en direct et historique détaillé de chaque tâche.
- Diagnostic assisté par IA pour suggérer la cause probable d’un échec et les vérifications utiles.
Ce que cette étude de cas démontre
- Automatiser les tâches répétitives permet à l’équipe de traiter davantage de travail dans la journée.
- Un parcours clair réduit les oublis et rend le travail moins dépendant de l’expérience de chacun.
- Un historique complet permet de comprendre rapidement où et pourquoi une tâche s’est arrêtée.
Parler d’une tâche à automatiser
Vos équipes répètent chaque jour une tâche longue ou fragile ? Je peux la transformer en un parcours guidé, automatisé et facile à suivre.
Hugo Caulfield